Mengenal Event Organizer

EVENT ORGANIZER

       Event Organizer adalah pekerjaan yang menangani seluruh hal berkaitan dengan perencanaan, persiapan sampai pelaksanaan sebuah event, Rencana awal yang disusun dari hal yang sangat mendasar mulai pemilihan tema acara, pengisi, bentuk & susunan acara, budget acara, skala dan strategi pelaksanaan, pemilihan tempat (Venue) tanggal dan waktu acara, penentuan spek produksi acara. Pada hari pelaksanaan bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan serta mengawasi jalannya event secara keseluruhan.Membuat laporan hasil pelaksanaan & evaluasi event menjadi akhir dari seluruh pekerjaan. Event organiser dijalankan antara lain oleh:

-Producer
Bertanggung jawab kepada klien yang mengadakan event (sponsor)
Membuat rencana & strategi event, penjadwalan kerja secara umum, anggaran serta pendelegasian kerja secara detail, akurat & efisien
Mengkoordinasikan semua pelaksanaan kegiatan kepada semua pihak artist, sponsor dan subordinat.
Bertanggung jawab atas kwalitas, kelancaran acara serta operational seluruh kegiatan pertunjukan
Mengontrol jalannya persiapan serta pelaksanaan acara
Mencari menganalisis dan memutuskan masalah yang timbul serta memberi solusi
Merangkum semua laporan divisi untuk dijadikan bahan evaluasi & laporan
Dalam pelaksanaan tugasnya Producer dibantu antara lain oleh :

-General Affairs
Memeriksa seluruh kesiapan administrasi baik teknis maupun non teknis
Mencatat seluruh perkembangan persiapan acara sampai hari H
Mennyusun data laporan setiap divisi untuk dijadikan bahan evalusai
Memeriksa semua kesiapan supplier sarana dan pra sarana pendukung event

-Finance
Bertangung jawab kepada Produser dalam segala aspek yang menyangkut keuangan
Bersama Produser dan kepala divisi lainnya menyusun anggaran event , dengan memperhatikan semua aspek pelaksanaan event
Membuat perkiraan kelancaran arus dana (Cashflow – Cash in/Cash out)
Menyusun skala prioritas pengeluaran dana beserta tanggal jatuh tempo
Mengarsipkan semua laporan pengeluaran keuangan
Mempersiapkan tagihan dan pembayaran / cash flow beserta bukti pembayaran  

-Traffic
Mengumpulkan dan meng update seluruh data dan informasi yang berkaitan dengan event
Melakukan monitor seluruh perkembangan kegiatan event
Membantu serta memfasilitasi seluruh produksi event
Merangkum informasi & jadwal kerja keseluruhan dan mendistribusikan kepada semua bagian (panitia), manajemen artis , manajemen venue serta petugas resmi ( Polisi, PMK, Amb )


PRODUCTION DIVISION

         Divisi produksi adalah bagian yang bertanggung jawab atas perencanaan, desain, budgeting serta pelaksanaan produksi yang menyangkut peralatan penunjang acara (Panggung, Lampu,Sound sistem, Generator dsb ) serta tenaga kerja produksi.  Diperlukan data yang lengkap mengenai spek serta skala produksi, pengisi acara (raiders), lokasi acara (Venue) yang disusun menjadi penjadwalan seluruh bidang produksi (pengiriman, Load In/ Load Out, soundchek, showtime dsb) Diperlukan koordinasi dan ketepatan waktu pemasangan, karena keterlambatan satu bagian produksi dapat mempengaruhi pekerjaan yang lain.oleh karena itu jadwal produksi  harus di sepakati dalam perencanaan dan ditepati dalam pelaksanaan. Pemahaman tentang teknis dan konstruksi diperlukan dalam pekerjaan produksi, faktor keamanan harus diperhatikan dalam proses produksi, karena menyangkut hal hal yang beresiko kecelakaan tinggi (listrik, barang berat, ketinggian konstruksi, kembang api dsb), maka alat  pengaman (sarung tangan, sepatu kerja, harness dsb)serta peralatan penunjang kerja (peralatan tenaga listrik/power tools) sebaiknya di pergunakan .

 Catatan: Pertunjukan yang berpindah lokasi/kota (Tur) sangat  membutuhkan penjadwalan yang ketat dan detail baik transport, alokasi crew, peralatan serta pembangunan produksi, menjaga stamina dan  mengendalikan kejenuhan dalam perjalanan dapat membantu performa kerja. Penangung jawab produksi sangat penting dalam menganalisa kondisi kerja dilapangan karena tekanan pekerjaan yang di hadapi crew

Production Manager
Bertanggung jawab dan mengkoordinir seluruh kegiatan teknis produksi
Menyusun rencana teknis produksi secara menyeluruh
Membuat jadwal teknis produksi, mulai dari pra produksi, load in sampai load out, post produksi
Berkoordinasi dengan Producer dalam penanganan produksi
Berkoordinasi dengan stage manager dalam hal materi acara berkaitan dengan masalah teknis pertunjukan
Production manager dibantu oleh stage manager pada pelaksanaan acara diatas panggung, mulai dari sound chek, rehearsal dan show

Stage Manager
Bertanggung jawab atas kelancaran acara di atas panggung
Bertanggung jawab atas kesiapan seluruh sarana panggung & pengisi acara
Membuat keputusan dan solusi jika timbul permasalahan diatas panggung
Membuat rencana ploting peralatan band, berkoordinasi dengan Production manager serta pengisi acara  / management artis
Berkoordinasikan dengan Prod Man dan Talent Coord dalam hal teknis, materi dan susunan acara
Mengawasi / memperhatikan peralatan yang dipergunakan oleh pengisi acara selama kegiatan berlangsung
Mempersiapkan segala kebutuhan & sarana pendukung di atas panggung selama pertunjukan
Mengawasi jalannya sound check/rehearsal dan mencatat segala kekurangan yang ada untuk disempurnakan
Memeriksa kelayakan panggung acara, guna menjamin keselamatan pekerja dan artis
Menentukan dan mengontrol boleh /tidaknya seseorang berada di area panggung selama sound chek, rehearsel dan waktu pertunjukan
Dalam pelaksanaan tugasnya Stage Manager dibantu oleh Stage Hand Coordinator, yang mengkoordinir beberapa orang Stage Hand dengan  tugas
Menata seting panggung beserta peralatannya sesuai plot (letak) yang telah ditentukan
Mengawasi keutuhan, keselamatan serta keberadaan peralatan diatas panggung
Menangani dan membantu kelancaran masuk (load in) peralatan, sampai keluar (load out) segala peralatan diatas panggung
Menjaga kebersihan serta kerapihan panggung sebelum dan saat pertunjukan
Melaksanakan instruksi dan tugas dari stage manager
Mensuplai kebutuhan non-teknis artis di atas panggung (airminum, handuk)
Membantu pengamanan panggung jika diperlukan
Dalam proses (load in/load out) stage hands dibantu oleh Loader yang menangani naik / turunnya peralatan dari truk ke panggung dan sebaliknya

Production Runners
Membantu Prod Mng dalam pengadaan kebutuhan produksi selama persiapan dan pertunjukan
Mempunyai surat ijin mengemudi (A/C) yang masih berlaku untuk melaksanakan tugas
Mengetahui dimana tempat untuk mendapatkan kebutuhan produksi
Berkoordinasi langsung kepada Production manager untuk kebutuhan pengadaan
Production runners dalam tour biasanya berasal dari orang lokal yang lebih mengenal  keadaan lokal (kota tempat pertunjukan), Prod Runners penting karena dalam proses produksi sering terjadi kebutuhan yang mendadak dilapangan,dan  membutuhkan suplai bahan penunjang kerja yang tidak terduga , untuk mengantisipasi pengadaan barang yang sifatnya insidental ini perlu kecepatan dalam pengadaan dan mendapatkan kebutuhan  yang tepat sesuai pesanan
       
Back Stage facilities
Membantu Production mng dalam mempersiapkan fasilitas kerja belakang panggung
Menidentifikasi kebutuhan setiap area belakang panggung
Menjaga kebersihan dan kerapihan area belakang panggung
Memastiakan kebutuhan belakang panggung terdistribusi dan terpasang dengan baik
Fasilitas belakang panggung menunjang operasional dengan penyediaan fasilitas kerja bagian produksi (kursi, meja, dispenser, tempat sampah dsb), tapi jika ada pembagian area belakang panggung secara spesifik (R artis, Kamar Ganti, R Prod ,R Makan, R Tunning dsb) perlengkapan yang dibutuhkan berlainan selain yang standard (meja, kursi, tempat sampah) di perlukan daftar kebutuhan setiap ruangan untuk dipergunakan sebagai cek list .

Back Stage security
Mengamankan area produksi selama pertunjukan berlangsung
Menjaga keamanan area panggung dibalik barikade penonton
Menjaga area vital belakang panggung lainnya ( area kemnbang api , dress room dsb )
Mengamankan jalan masuk / keluar ke belakang panggung
Melakukan sweeping pengamanan belakang panggung setidaknya 4 jam sebelum pertunjukan
Berkoordinasi dengan Production manager mengenai area yang diamankan beserta jumlah alokasi personal
Berkoordinasi dengan Production manager tentang sistem dan strategi pengamanan
Mempersiapakan rencana pengamanan termasuk evakuasi pengisi acara jika terjadi hal hal diluar kendali
Sedangakan Stage Security lebih menangani keamanan selama  pertunjukan berlangsung di atas panggung untuk memastikan keamanan pengisi acara diatas panggung, serta mencegah/ mengamankan orang yang tidak seharusnya berada di atas panggung. Stage security biasanya diambil dari security artis yang sudah mendampingi artis diluar acara.

Production Design Team
Pada tahap pra produksi, dalam hal ini desain  pertunjukan, Production manager dibantu oleh suatu team desain yang d ikoordinasikan oleh seorang Production Designer) sesuai kebutuhan pertunjukan, team dapat terdiri dari beberapa desainer mis:
Lighting Designer        

Mendesain tata cahaya (jenis lampu & warna dsb) sesuai karakter pengisi acara  
Sound Designer      

Merancang tata suara (jenis& karakter suara sesuai karakter pengisi acara Artistic & Scenic Designer merancang bentuk panggung, artistic dan property panggung dsb, sesuai tema pertunjukan
Multimedia Designer        

Merancang tampilan multimedia untuk memperkuat karakter pertunjukan .
Para desainer ini merancang pertunjukan (pra produksi), setelah mendapat masukan dari penyelenggara (hal teknis–tempat & skala prod,serta manajement artis (tema & karakter pertunjukan).Team ini dapat terlibat ataupun tidak dalam proses pelaksanaan produksi acara.
Production Manager juga didukung oleh perusahaan penyuplai peralatan  pertunjukan yang biasanya disebut Production Suplier, perusahaan tersebut mensuplai peralatan (hardware) pertunjukan (stage, rigging system, lighting system, generator supplier, multimedia) dapat berasal dari stu supplier atau lebih, tergantung kemampuan perusahaan supplier, sesuai kebutuhan produksi acara, penyelenggara yang menentukan dari mana mereka mendapat suplai peralatan tersebut, Di bawah ini dijelaskan supplier produksi apa saja yang biasa terlibat dalam  penyelenggaraan pertunjukan beserta tugas tanggung jawabnya.
Sound : menyediakan peralatan sound system (tata suara) yang diminta oleh pihak penyelenggara , biasanya panduan teknis (technical raiders) permintaan peralatan, dibuat berdasarkan spek pengisi acara dan skala  pertunjukan, pada umumnya tatasuara mencakup antara lain : speaker  utama, power, mixer utama, mixer panggung, amplifikasi, monitor  panggung, sidefill, mic, assoseriess, kabel pelengkap, microphone dsb. Sedangkan orang yang menangani antara lain:
Sound Operator
Menangani pengaturan tata suara dari mixer utama mulai dari tuning, balancing, sound cek , rehearsal , dan pertunjukan
Mengawasi instalasi pemasangan peralatan tatasuara
Mengakomodir permintaan pengisi acara untuk mendapatkan karakter suara yang dinginkan
Memastikan pemasangan sound system sesuai waktu yang telah ditentukan
Berkoordinasi dengan Production Manager mulai persiapan sampai pertunjukan
Dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh Sound Engineer, dan Sound Technician / Crew yang tugasnya antara lain:
Menempatkan seluruh peralatan tata suara di tempat yang sudah di tentukan
Memasang Instalasi peralatan tata suara sesuai kebutuhan
Membantu pengisi acara berkaitan dengan peralatan tatasuara diatas panggung
Memastikan setiap peralatan tatasuara yang di pasang berjalan baik
Memperbaiki atau mengganti peralatan tata suara yang tidak berfungsi baik
Bekerjasama dengan stage hands selama persiapan dan pertunjukan
Berkoordinasi dengan stage manager selama persiapan dan pertunjukan
Lighting: menyediakan peralatan lighting system (tata cahaya)  sesuai dengan permintaan pihak penyelenggara, dalam hal ini biasanya dipandu oleh spek jenis lampu yang dibutuhkan, jumlah, serta penempatan lampu (lighting plot) yang biasa disertakan, lighting plot biasanya di susun oleh Lighting Designer yang memformulasikan tata cahaya berdasarkan tema acara atau karakter pengisi acara Sedangkan orang orang yang menangani antara lain :
Lighting Operator:
Mengawasi pemasangan, penempatan, serta instalasi tata cahaya
Menangani proses pemograman lampu  & focusing (pengarahan cahaya ) setiap lampu
Mengoperasikan ligting board / console selama pertunjukan berlangsung
Memastikan setiap peralatan tata cahaya berfungsi dengan baik
Memastikan pemasangan tata cahaya sesuai waktu yang telah ditentukan
Memberikan aba aba kepada follow spot operator (jika memakai follow spot)
Berkoordinasi dengan Production Manager selama persiapan dan pertunjukan
Dalam pelaksanaan tugasnya ligting operator dibantu oleh Lighting technician/crew serta Rigger/The human fly yang tugasnya antara llain adalah:
Menagani pemasangan rigging (konstruksi dasar menara lampu) system sesuai kebutuhan
Menangani pemasangan lighting truss (konstruksi melintang) sesuai pola yang akan di pergunakan untuk penempatan tata cahaya (rigger)
Menangani pemasangan dan penempatan lampu sesuai jenis dan jumlah berdasarkan lighting plot
Menangani instalasi lampu hingga distribusi jalur lampu ke dimmer ( alat pengatur kekuatan cahaya )
Membantu Lighting Operator pada saat focusing (rigger)
Memperbaiki atau menganti peralatan tata cahaya yang tidak berfungsi baik
Memastikan keamanan pemasangan dan instalasi tatacahaya
Stage: menyediakan dan membangun konstruksi panggung utama &  panggung monitor sesuai dengan desain panggung yang telah ditentukan.  serta pekerjaan pemasangan lantai panggung dan finishing panggung  (cat, karpet) juga pemasangan backdrop (penutup belakang) beserta fasilitas panggung lainnya (level, tangga, ramp dsb) jika panggung tersebut di desain sesuai tema dan dilengkapi dengan elemen artistic (property, scenic dsb) maka biasanya stage supplier terlibat dalam  pembuatandan pemasangan. Sedangkan orang orang yang menangani  pembuatan panggung antara lain:
 Stage Builder Supervisor
Mengkalkulasikan kebutuhan material pembuatan panggung sesuai rencana
Mengawasi pembangunan panggung di lokasi yang telah ditentukan
Memastikan keamanan konstruksi panggung demi keselamatan pekerja dan pengisi
Memastikan pembangunan panggung selesai sesuai waktu yang telah ditentukan
Mengakomodir segala kebutuhan perlengkapan sarana pertunjukan yang sifatnya konstruksi
Berkordinasi dengan Production manager selama persiapan dan pertunjukan
Dalam pengerjaannya dilaksanakan oleh Stage Builder dan bagian Artistik panggung, stage supplier biasanya mengerjakan pembangunan fasilitas area belakang panggung jika fasilatas tersebut tidak tersedia, berbentuk ruangan (R ganti, R artis, R produksi, R makan) dipergunakan untuk memfasilitasi tempat pertunjukan sesuai kebutuhan acara
Generator: menyediakan daya listrik sesuai dengan yang  dibutuhkan untuk menjalankan peralatan yang mempergunakan tenaga listrik, biasanya generator diperlukan jika kapasitas listrik di tempat pertunjukan tidak memadai atau tidak ada sama sekali, juga menyediakan instalasi serta panel  sumber daya listrik untuk kebutuhan operasional peralatan lainnya (tata cahaya, tata suara, multimedia dsb), untuk keamanan sumber listrik di haruskan memasang generator dengan kapasitas 20%-30% diatas kebutuhan, juga biasanya dipersiapakan generator cadangan untuk mengantisipasi kekurangan kerusakan supli generator utama , Sedangakan orang orang yang menangani generator antara lain :
Generator Operator:
Menyediakan suplai listrik sesuai kebutuhan masing masing bagian (lighting, sound dsb)
Mempersiapkan panel listrik untuk kebutuhan tersebut
Memonitor dan memastikan daya yang dikeluarkan generator sesuai kebutuhan
Memastikan pemasangan ground (jalur 0) dengan baik
Mengkalkulasi kebutuhan bahan bakar untuk menjalankan generator
Memastikan keamanan instalasi listrik dan panel demi keselamatan
Dalam penanganan instalasi listrik Operator dibantu oleh Generator technician/crew yang akan melaksanakan pemasangan tersebut, memperbaiki kerusakan ,  menyediakan bahan bakar untuk waktu  pemakaian yang telah ditentukan.
Pyrotechnics: memasang dan merangkai kembang api ,yang penempatan dan  jenisnya serta waktu pengatifannya telah di rancang berdasarkan kebutuhan pertunjukan, karena sifatnya yang menghasilkan ledakan dan api ( unsur bahan peledak),maka penempatan kembang api beserta pemilihan jenisnya harus diperhatikan,dalam mengoperasiannya dapat di picu secara elektrik maupun manual. Sedangkan orang orang yang menangani bidang ini antara lain:
 Pyrotechnics Operator
Menentukan titik penempatan kembang api, yang dirasa aman baik secara teknis pemasangan, serta penempatan maupun akibat dari ledakan yang dihasilkan
Memastikan instalasi rangkaian dalam keadan aman dan tidak mengganggu peralatan lain
Berkordinasi dengan Venue manager mengenai lokasi (venue) yang dipakai
Mengoperasikan peledakan kembang api sesuai skenario acara
Berkoordinasi dengan Production Manager selama persiapan dan pertunjukan
Dalam pemasangan isntalasi kembang api dibantu oleh Pyrotechnic crew yang juga bertugas mengamankan area kembang api dari orang orang yang tidak seharusnya berada disekitarnya (pemasangan rambu bahaya, pita dsb), memastikan daerah jatuhnya kembang api aman dari orang  (terutama sekitar panggung), serta mempersiapkan pemadam untuk mengantispasi kebakaran.
Multimedia: memasang layar multimedia sesuai letak yang telah ditentukanmenempatkan proyektor, rangkaian instalasi dan, pemasangan layar harus penempatan, teknis penempatan (di atas scaffolding, digantung) dan konstruksi & bentuk, jika pertunjukan di adakan ditempat terbuka maka pemasangan memperhatikan arah dan kekuatan angin di lokasi. Multimedia dapat berupa kombinasi media yang berupa tampilan (visual) dalam bentuk film,slide, gambar, transparasi, slidedsb )dapat berupa kombinasi media.Multimedia memperkuat (secara visual) pertunjukan yang ditampilkan, materi gambar,slide & film disusun (edit) sesuai pertunjukan yang ditampilkan . Sedangkan orang yang menangani antara lain:
Multimedia operator
Memastikan penempatan dan pemasangan proyektor & layar ditempat yang tepat dan aman (konstruksi & cuaca)
Memastikan materi yang ditampilkan sudah lengkap dan tersusun sesuai skenario
Memastikan peralatan pemutar media (player) berjalan baik
Berkoordinasi dengan production manager selama persiapan dan pertunjukan
Dalam pengerjaan pemasangan layar dan proyektor di laksanakan oleh crew yang juga dapat memperbaiki peralatan jika timbul masalah teknis serta menempatkan proyektor & layar secara aman



 FRONT OF HOUSE DIVISION

         Adalah divisi / bagian organisasi yang menangani lokasi acara, yang akan berinteraksi dengan beberapa pihak (Pengelola Lokasi , Polisi , petugas perijinan, penonton dsb ) yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas lapangan terutama pada hari (H) pertunjukan, dimana penanganan penonton (massa) adalah hal paling vital . Untuk itu diperlukan pendataan menyeluruh mengenai lokasi acara (Venue), kota dimana venue berada, akses, fasilitas dan data umum penunjang lainnya. Berdasarkan pemahaman lokasi dan kota tempat pertunjukan, maka disusun rencana dan sistem serta strategi penanganan acara, maping & data yang rinci ditambah pengenalan lokasi yang matang    
 Front of House Manager
Mensurvei kelayakan tempat pertunjukan yang telah ditetapkan
Berkoordinasi dengan pengelola tempat berkaitan rencana acara (waktu,jenis dll)
Merancang sistem dan strategi pengamanan dan penanganan lokasi acara
Menghitung jumlah tenaga kerja (Doorman, Ticket Takers, Usher, Securiti) yang dibutuhkan
Mengalokasikan jumlah tenaga kerja disetiap area yang telah ditentukan (pintu masuk, area prod, area parkir dll)
Bertanggung jawab atas lancarnya penanganan arus penonton ke dalam lokasi acara
Berkoordinasi dengan pihak pengamanan resmi (polisi) mengenai rencana pengamanan (renpam) arena pertunjukan
Berkoordinasi dengan PMK mengenai penempatan mobil pemadam & teknis pengunaan pemadam
Berkoordinasi dengan PPPK & Paramedik mengenai penempatan posko, Ambulans dan penanganan yang membutuhkan
Mengontrol dan mengawasi jalannya penerapan renpam pada hari pelaksanaan
Mengontrol setiap pintu masuk penonton dan area vital lainnya
Memberikan briefing pengarahan kepada seluruh tenaga penanganan lokasi acara
Berkoordinasi dengan Producer selama persiapan dan pelaksanaan
Dalam tugasnya FoH manager dibantu oleh seorang Venue Coordinator dan Venue facilitator yang bertugas antara lain:
Berkoordinasi dengan pengelola lokasi untuk kelancaran operasional acara
Memetakan keseluruhan area lokasi pertunjukan
Mengidentifikasi kebutuhan fasilitas tambahan (lampu penerangan, WC, Rambu 2 pintu masuk, barang terlarang, daerah bahaya, area parkir dll)
Memetakan dan membagi area sesuai kebutuhan acara (area prod, penonton, posko, PMK & PPPK dsb)
Memfasilitasi kebutuhan penonton di lokasi acara (tiket box, jalur penonton, area parkir dll)
Memetakan area yang layak untuk pemasangan materi / sarana promosi (Baliho, spanduk, banner, stand, panggung display dll ) dilokasi
Memfasilitasi kebutuhan produksi acara yang dapat disuplai oleh pengelola tempat pertunjukan
Field Security Coord
Bersama FoH manager merancang system & strategi pengamanan lapangan
Mengalokasikan jumlah tenaga keamanan yang akan ditempatkan
Mengidentifikasi titik titik rawan pengamanan disekitar lokasi acara
Memberikan pengarahan/briefing kepada seluruh petugas keamanan lapangan
Mengkoordinir pelaksanaan pengamanan berdasarkan renpam
Memimpin pembersihan / sweeping area pertunjukan pada hari H
Berkoordinasi dengan FoH Manager selama persiapan dan pelaksanaan acara
Memecahkan masalah/gangguan keamanan yang terjadi dilapangan
 Dalam tugasnya Field security Coord didukung oleh Field Security yang tugasnya antara lain
Menempati area yang sudah ditetapkan untuk diamankan
Memeriksa ID / Tiket yang menjadi tanda masuk area tertentu
Menjalankan Instruksi yang telah ditetapkan oleh Field Security Coord
Dilarang meninggalkan area yang menjadi tanggung jawabnya
Berkoordinasi dengan Field security coord jika terjadi gangguan keamanan didaerah tanggung jawabnya
Untuk mengantisapasi timbulnya korban akibat pertunjukan, maka dipersiapkan sejumlah Paramedic lapangan yang peralatan medis dan ambulans, guna memberikan pertolongan pertama dan merawat orang yang memerlukan penanganan medis, tim tersebut ditempatkan di posko yang telah ditentukan ,beberapa anggota paramedic juga ditempatkan di  area sekitar panggung untuk bersiaga , tim ini dipimpin oleh seorang Paramedics Coordinator yang akan bertanggung jawab atas jalannya tugas mereka
Selain itu untuk mengantisipasi timbulnya kebakaran maka disediakan, tim  Pemadam kebakaran yang selain bertugas memadamkan api/kebakaran yang terjadi juga dapat dipergunakan untuk menyiram penonton (mobil  pemadam), penyiraman ini mempertimbangkan jika penonton sangat padat atau jika suhu udara panas sekali, perintah penyiraman berasal dari satu komando (biasanya FoH manager/ Venue  coord) kepada Kepala Pemadam kebakaran dengan memperhatikan tiupan angin dan arah air.
Penanganan penonton adalah salah satu tugas utama FoH selain pengamanan venue, untuk hal tsb maka FoH Manager langsung mengarahkan, mengkoordinir serta mengawasi seluruh jalanya arus masuk dan keluar penonton, untuk itu diperlukan beberapa koordinator yang  bertanggung jawab atas pintu penonton ,tiket serta penempatan penonton di area pertunjukan , orang orang yang bertugas antara lain
Ticket Takers Coord
Mengalokasikan para Ticket Takers sesuai tempat dan jumlah tenaga
Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Ticket Takers Spv & Ticket Takers di lokasi
Menangani serta mencari solusi masalah yang menyangkut tiket penonton
Mengkoordinir pengumpulan sobekan tiket sebagai bukti jumlah penonton
Berkoordinasi dengan Coord lain (Doorman, Usher) mengenai penempatan tiket takers disetiap pintu
Berkoordinasi dengan FoH manager berkaitan dengan permasalahan tiket
Jika jumlah pintu masuk banyak, dan terletak di beberapa bagian gedung / lapangan maka tiket takers koordinator di bantu TicketTakers Supervisor yang  menjadi penanggung jawab setiap pintu / sektor, dengan tugas
Mengawasi pekerjaan ticket takers disetiap pintu/sector yang telah ditentukan
Mengumpulkan bundel sobekan tiket/tanda masuk setiap pintu / sector yang menjadi tanggung jawabnya
Membantu tiket takers yang menemui masalah dalam tugasnya
Memastikan tiket takers sudah siap pada posisinya saat pintu penonton dibuka
Menyiapkan segala kelengkapan kerja ticket takers
Berkoordinasi dengan Ticket Takers Coordinator berkaitan dengan permasalahan tiket
Sedangkan petugas yang melaksanakan penyobekan tiket penonton  disebut Ticket Takers yang tugasnya adalah
Memeriksa keaslian tiket penonton yang ditunjukan
Menyobek tiket sesuai bagian yang telah ditentukan
Memberikan sobekan tiket kepada penonton sebagai tanda masuk
Menyimpan / mengumpulkan sisa sobekan sebagai tanda bukti penonton
Membundel sobekan tiket untuk diserahkan kepada spv
Memeriksa kelengkapan peralatan kerja (karet, stapler, kantong, ballpoint)
Berkonsultasi dengan tiket takers supervisor jika menemui masalah tiket
Untuk mengawasi serta mengendalikan arus penonton yang masuk maka diperlukan petugas yang bertanggung jawab yang bisasa disebut Doorman (penjaga pintu) untuk koordinasi kerja maka diperlukan seorang  Doorman Coordinator dengan tugas:
 Doorman Coordinator
Mengalokasikan doorman sesuai pintu dan jumlah personil
Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Doorman Spv & Doorman di lokasi acara
Menangani serta mencari solusi masalah arus masuk penonton
Memberi pengarahan teknis buka /tutup arus penonton
Mengawasi pengendalian arus penonton ke lokasi
Memberikan komando saat pintu penonton dibuka
Berkoordinsi dengan koordinator lainya (Ticket Takers, Usher) mengenai penempatan Doorman di setiap pintu
Berkoordinasi dengan FoH Manager mengenai permasalahan arus penonton
Untuk mempermudah pengawasan pintu sorang Doorman coordinator dapat dibantu beberapa Doorman Supervisor yang area tugasnya  ditetapkan, dengan tugasnya
 Doorman Supervisor
Mengawasi pekerjaan Doorman disetiap pintu/sector yang telah ditentukan
Mengatur mengawasi arus buka / tutup pintu penonton
Memberi arahan penonton arah pintu yang benar sesuai tiket/tanda masuk
Membantu Doorman jika terjadi permasalahan dengan arus penonton
Memastikan Doorman sudah pada posisinya saat pintu mulai di buka
Berkoordinasi dengan Doorman Coordinator bila terjadi masalah
 Dan petugas yang mengatur arus masuk penonton secara langsung adalah  
 Doorman
Memastikan setiap penonton memegang tiket ketika memasuki antrian
Memastikan penonton tidak membawa barang 2 yang dilarang masuk ke area pertunjukan
Mengamankan barang terlarang / berbahaya untuk diserahkan kepada petugas keamanan
Mengamankan penonton yang memaksa masuk tanpa tiket untuk diserahkan kepada petugas kemanan
Menjaga arus buka tutup pintu sesuai arahan Supervisor/ Coord
Melaporkan kepada supervisi bila terjadi masalah dengan kelancaran arus penonton
Untuk layanan dan kelancaran penonton memasuki arena pertunjukan, sesuai tiket yang dimiliki, adalah tugas seorang Usher yang mengarahkan  penonton ke tempat yang benar, juga akan dikoordinasikan oleh seorng Usher Coordinator dibantu beberapa Usher Supervisor dengan tugas antara llain:
 Usher Coordinator
Mengalokasikan usher sesuai pintu /sektor dan tenaga personil
Mengkoordinasikan seluruh Usher Spv / Usher di lokasi pertunjukan
Mencari solusi masalah berkaitan dengan penempatan penonton
Memberi pengarahan teknis tentang pelayanan penonton ke tempat duduknya
Mengawasi jalanya pelayanan penonton menuju tempat duduknya
Berkoordinasi dengan koordinator lainnya (ticket takers, doorman) mengenai penempatan usher di setiap pintu atau sektor
Berkoordinasi dengan FoH manajer dengan permasalahan tempat duduk penonton
 Dalam tugasnya Usher Coordinator dibantu Usher Supervisor dengan tugas
Mengawasi Usher dalam menjalankan tugas pelayanan penonton di setiap pintu / sector yang telah ditentukan
Memberi arahan kepada penonton untuk menemukan tempat yang benar sesuai tiket yang dimiliki
Membantu Usher jika menemui masalah dengan pelayanan penonton
Memastikan usher berada ditempatnya pada saat penonton masuk
Berkoordinasi dengan Usher Coordinator jika terjadi permasalahan pelayanan penonton
 Sedangkan yang melayani penonton secara langsung adalah Usher yang tugasnya
Mengantar / menunjukan kepada penonton lokasi duduk sesuai tiket
Mengetahui setiap sector penempatan penonton sesuai tiketnya
Mengani masalah penonton berkaitan dengan lokasi tempat duduk
Melaporkan dan berkoordinasi dengan Usher Spv jika terjadi permasalahan dengan penonton




TALENT TREATMENT DIVISION

 Talent treatment (Penanganan Artis) adalah bagian yang merencanakan, mengawasi dan menjalankan seluruh pemenuhan keperluan pengisi acara  (diluar kebutuhan pertunjukan) mencakup hal teknis dan non teknis, untuk Itu diperlukan seluruh data berkaitan dengan pengisi acara (jumlah personal, kebutuhan peralatan, jadwal pengisi, akomodasi, transport, logistik dsb), berhubungan langsung dengan pihak Manajemen Artis / Artis.  Faktor keamanan dan keselamatan artis juga menjadi tanggung jawab Talent treatment, personal divisi ini dengan spesifikasi tugasnya adalah :

Talent Treatment Coord
Mengumpulkan dan menyusun seluruh data yang berkaitan dengan pengisi acara
Menyusun penjadwalan yang berkaitan dengan pengisi acara mulai datang sampai pulang
Mengawasi dan mendampingi pihak pengisi acara pada persiapan dan hari pertunjukan
Mengatur administrasi pemesanan akomodasi pengisi sesuai jadwal datang dan pergi (Check In / Check Out)
Mengalokasikan kebutuhan transportasi pengisi acara sesuai jumlah (termasuk Manajemen & Crew Artis) dan jadwal yang telah disepakati
Memastikan keberadaan pengisi acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan (jumpa pers, sound chek, show time dll)
Berkoordinasi langsung dengan pihak Manajemen Artis/ Artis
Berkoordinasi dengan Production manager berkaitan hal teknis & jadwal produksi yang berhubungan dengan pengisi
Memastikan pengamanan pengisi acara jika di perlukan
Memastikan logistik (meals, refreshment dsb) pengisi acara tercukupi dan tepat pada waktunya
Bersama Producer merancang sistem dan rute evakuasi darurat untuk antisipasi hal hal yang tidak diinginkan
Berkoordinasi dengan Producer jika terjadi masalah berkaitan dengan pengisi acara
 Dalam tugasnya Talent Treatment Coordinator dibantu oleh

  Talent / Artis Security
Mengalokasikan personal pengamanan artis yang diperlukan
Mempelajari sistem keamanan dan bangunan (hotel, venue) yang akan di pakai oleh pengisi acara
Merancang jalur alternatif pengamanan artis untuk masuk dan keluar baik hotel maupun venue
Berkoordinasi dengan Transportasi Artis mengenai rute perjalanan yang akan dilalui artis (antar kota, dalam kota, Hotel-Venue-Hotel)
Memastikan keamanan artis selama diatas panggung (sound chek, show time)
Talent /Artis Transportation
Mengatur penjadwalan transportasi untuk keperluan pengisi acara (termasuk manajemen, crew, peralatan)
Mengalokasikan kendaraan sesuai kebutuhan antar/jemput kebutuhan pengisi acara (orang & barang)
Memastikan kendaraan dalam keadaan layak jalan beserta pengemudinya
Memastikan operasional antar jemput pengisi acara sesuai waktunya
Merancang rute tercepat dan teraman dalam memenuhi kebutuhan operasional
Mengumpulkan data alamat dan peta lokasi berkaitan dengan tugas transportasi
Berkoordinasi dengan Talent Treatment coordinator jika timbul masalah dengan transportasi pengisi acara
 Talent / Artis Runners
Mengakomodir pembelanjaan kebutuhan artis (diluar kebutuhan teknis)
Mengenal baik tempat, daerah untuk memenuhi kebutuhan pengisi acara
Membuat penjadwalan belanja kebutuhan artis
Mendampingi artis / Manajemen / crew dalam pembelanjaan kebutuhan
Berkoordinasi dengan Talent Treatment Coord jika timbul masalah berkaitan dengan pemenuhan kebutuhan belanja artis
 Talent / Artis Doctor
Mengumpulkan data artis berkaitan dengan kondisi kesehatannya
Bersiaga untuk keadaan darurat terkait kesehatan artis
Mendampingi artis selama sound chek dan show time
Memberikan pertolongan pertama jika terjadi ganguan kesehatan atau kecelakaan yang dialami pengisi acara
Berkoordinasi dengan Talent treament Coordinator jika terjadi hal tersebut diatas


IMPRESARIAT

         Impresariat adalah bagian yang mengurus segala hal yang berkaitan dengan perijinan pelaksanaan acara, yang harus dkerjakan adalah  mengurus segala surat menyurat, administrasi serta dokumen perijinan. Impresariat dilengkapi dengan segala data dan informasi mengenai tempat  acara, pengisi acara, tanggal dan jam acara akan dilaksanakan dan penanggung jawab acara. Impresariat akan berhubungan dengan instansi resmi pemerintahan termasuk permintaan pengamanan dari pihak yang berwajib (Polisi dsb).
Jika pengisi acara berasal dari luar negeri maka pengurusan ke pihak  Imigrasi/Custom, perijinan kerja artis asing, sensorship dan pajak.

  Dalam penyelenggaraan pertunjukan Impresariat akan bertugas antara lain
Mengumpulkan semua data terkait dengan acara (Hari & Jam, tempat & artis)
Mengurus segala hal terkait dengan perijinan pemyelenggaraan acara
Memastikan segala perijinan (surat ijin) selesai pada waktunya
Mengkoordinasikan permintaan tenaga pengamanan dari instasi terkait (Polisi)
Memberikan masukan mengenai rencana pengamanan
Berkoordinasi dengan Producer menyangkut masalah perijinan



TICKETING DIVISION

 Ticketing adalah bagian/divisi yang menangani penjadwalan berkaitan dengan tiket, mulai dari pencetakan, porporasi, pemilihan tiket box (tempat penjualan tiket)  system pemesanan, distribusi sampai  penghitungan tiket terjual setelah pertunjukan berakhir guna meastikan berapa pajak yang harus di bayar, Divisi tiketing antara lain adalah

  Ticketing Coordinator
Merencanakan semua yang berkaitan dengan jadwal divisi ticket
Memilih tempat penjualan tiket dan menyelesaikan semua administrasi kerjasama
Mengontrol hasil pemesanan tiket di setiap tiket boxnya
Memberikan petunjuk tertulis kepada tiket box tentang teknis pemesanan dan mendapatkan tiket acara
Menyiapkan lembar tiket sesuai jumlah pemesanan setiap tiket box
Mengkoordinir penjualan tiket di lokasi acara (jika ada)
Berkoordinasi dengan Ticket Takers Coordinator untuk penghitungan sobekan bukti tanda masuk penonton
Berkoordinasi dengan producer jika timbul permasalahan berkaitan dengan tiket
Dibantu oleh Ticket Box controller yang tugasnya antara lain:
Mengontrol distribusi tiket ke setiap tiket box
Menjelaskan kesepakatan kerjasama dengan setiap tiket box
Memonitor hasil pemesanan tiket secara berkala
Mengontrol operasional tiket box di lokasi acara
Berkoordinasi dengan Ticketing Coordinator menyangkut permasalahan tiket



PROMOTION DIVISION

  Adalah divisi yang menangani seluruh kegiatan promosi suatu event, mulai  dari perencanaan, desain, produksi materi promosi, penempatan, penayangan serta pemasangan media luar ruang menjadi tanggung jawab bagian ini , selain hal itu promotion manager juga mengkoordinir jumpa pers yang menjadi bagian dari promosi acara, sedangkan orang yang mengatur semua ini adalah Promotion Manager dengan tugas

  Promotion Manager
Mempersiapkan desain materi publikasi baik, cetak, elektronik maupun luar ruang
Mengkoordinasikan pemasangan / penayangan iklan di media
Mengkoordinir kegiatan jumpa pers
Menentukan media cetak & elektronik yang akan dipakai
Menentukan ukuran dan waktu pemuatan iklan baik cetak maupun elektronik
Menentukan jenis, jumlah serta tempat pemasangan media luar ruang
Memonitor iklan yang telah dipasng atau ditayangkan
Mengawasi pemasangan media promosi luar ruang
Berkoordinasi dengan Produser bila terjadi permasalahan promosi
Dalam melaksanakan tugasnya Promotion manager dibantu oleh Media placement Coordinator/ Officer yang akan menjalankan fungsi kontrol dan monitor pemasangan iklan di media luar ruang, dalam proses  perencanaan iklan biasanya di bantu oleh Perancang Grafis (Graphic  Designer ) serta tenaga kreatif pembuat jingle dan spot TV